Každá společnost nebo organizace musí vyplnit základní informace – adresa, zaměření společnosti, firemní hodnoty atd. Následuje detailní seznámení s pracovními činnostmi, a úkoly, které na pracovní pozici musí být zvládnuty. Pracovně jimi říkáme kroky. Do scénáře můžete vkládat fotky, videa, popisy nebo dokumenty.
V této části nastavujte jednotlivé uživatelské role, mentor, admin, personalista nebo mentor.
Každá role má odlišné práva.
Po vyplnění klikněte uložit.
Zde si můžete nastavit
SMTP odchozích emailů, zprávy budou chodit nikoliv z emailové adresy aplikace Adaptlink, ale z vaší emailové adresy. Například zprávy nebo jiné texty.
Po kliknutí na sekci zaměstnanci se vám zobrazí tato stránka. Pokud chcete přidat nového zaměstnance, který se bude adaptovat, klikněte na tlačítko +.
Po kliknutí na tlačítko plus (+) se vám zobrazí následující stránka, kde musíte vyplnit potřebné údaje pro identifikaci daného zaměstnance ve společnosti či vaší organizaci.
V sekci tagy vyplňujete
popis, kategorii, kam zaměstnanec spadá. Například
nábor, nebo PR. Můžete vytvářet i tagy označující nováčky nebo
seniory.
Ke každému kroku adaptace si můžete zvolit mentora, který za adaptaci zodpovídá.
Adaptlink není odosobněný nástroj, ale pomocník pro evidenci a přehled náborového procesu. Mentor, kterého si určíte, dohlíží nad celým adaptačním procesem nebo jen nad konkrétní části, tedy krokem. Ke každé nové části adaptace, se kterou se má nový zaměstnanec na palubě seznámit vyberte toho správného mentora pro daný obsah.
Po vytvoření profilu se mentorovi odešle e-mail s přihlašovacími údaji.
V případě, že si zaměstnanec zapomene své přihlašovací údaje, může požádat o obnovení hesla. Ideální ovšem je, aby si zaměstnanec uložil heslo přímo v prohlížeči.
Doporučujeme, aby si mentoři přidali vlastní zkratky na mobilní telefon:
-
Podržte aplikaci, potom prst zvedněte. Pokud aplikace nabízí zkratky, zobrazí se jejich seznam.
-
Klepněte na zkratku a podržte ji.
-
Přetáhněte zkratku na požadované místo. Zdvihněte prst.
Tip: Chcete-li zkratku použít, aniž byste ji přidali na plochu, jednoduše na ni klepněte.
K tomu, abychom mohli spustit adaptaci pro konkrétního zaměstnance, musíme nejprve vytvořit scénář konkrétní adaptace.
Pro zahájení nového scénáře, musíte kliknout na tlačítko (+).
Vedle tlačítka (+) je také možnost filtrace.
Ikony oko a editace:
Pokud kliknete na ikonku oka, tak se scénář přestane zobrazovat a přestává být aktivní. Při kliknutí na ikonku editace si zvolíte možnost kategorizace vybraného scénáře.
Tvorba scénáře, detailní popis:
Klikněte na šablonu, kterou jste si v předchozím kroku popsali.
Zobrazí se vám hlavní stránka. Klikněte na položku + nová sekce
Potvrďte název nové sekce, například první část nebo úvod.
1
4
2
3
5
Na začátku si můžete vybrat, jestli budete tvořit novou adaptaci od začátku, nebo si vytvoříte adaptaci z některých šablon.
Je samozřejmé, že po prvním přihlášení nemáte ještě žádnou uloženou šablonu.
6
Po uložení stránky se vám ukáže hlavní pracovní prostor pro tvorbu adaptačního procesu.
Na levé části obrazovky uvidíte struktura celého adaptačního procesu.
Číslo označuje, kdy bude odeslán notifikační e-mail s oznámením o probíhající adaptaci.
Zelená ikonka s dokumentem označuje, že v konkrétním kroku adaptace je vložen dokument.
Červená ikona značí, že daný krok obsahuje textový popis.
Žlutá ikonka znamená, že je k danému kroku přiřazen konkrétní mentor
Pokud si při tvorbě adaptace uložíte šablonu, můžete si vždy při tvorbě kroku vybrat obsah z šablon.
S šablonami můžete pracovat dvojím způsobem.
1. Vyberete šablonu, která bude propojená, tzn. pokud upravíte šablonu, změny se projeví ve všech adaptacích. Například v šabloně bude věta: "Jednou ročně chodíme na bowling". Pokud tuto větu smažete z šablony, která je propojená linkem, text se změní všude.
2. Pokud vyberete možnost předvyplnit ze šablony, obsah se pouze nahraje. Následně změny nemají vliv na další šablony.
7
Pluskem (+) přdávate novou sekci.
Touto ikonkou editujete název daného kroku. Kliknutím na ikonu koše nenávratně krok smažete.
Pro snadnější zobrazení adaptace se vám zobrazuje celá struktura ve stromu. Adaptaci můžete členit například podle termínu, nebo typu adaptace místní, odborné.
8
Po uložení stránky se vám ukáže hlavní pracovní prostor pro tvorbu adaptačního procesu.
Na levé části obrazovky se ukazuje struktura celého adaptačního procesu.
Na pravé straně obsah a část nastavení.
Systém Adaptlink má vlastní logiku pro zobrazování obsahu, který je možné časovat a delegovat.
A
Na začátku si rozmyslete, zda má být zaměstnanec proškolen a má získat nějakou dovednost (rozumí/nerozumí). Pokud má být s obsahem pouze seznámen, vyplníte možnost (seznámen/neseznámen).
Ke každému kroku můžete přiřadit mentora. Pokud přiřadíte mentora, mentor musí potvrdit, že zaměstnanec danému obsahu skutečně rozumí, nebo že s daným obsahem byl seznámen. Dochází k dvojímu potvrzení. První potvrdí zaměstnanec, druhé potvrzení je od mentora. Pro každý krok smíte vybrat jen jednoho mentora. Pokud mentora nevyberete, zaměstnanec potvrzuje sám danou kompetenci.
B
A
B
Automatické akce jsou velkým pomocníkem.
-
Pokud vyberete odesílat na email pracovníkovi, tak se odešle email, který zaměstnance bude informovat o tom, že se má něco naučit.
-
POZOR: je nutné vybrat, nebo zvážit, kdy se emaily mají odesílat. Nechcete aby se odesílali v jeden čas, ale vždy když je doručení nejvhodnější. Proto zvolte počet dnů.
-
Pokud vyberete + počet 5 dnů po nástupu, odešle se email 5 dnů po nástupu.
-
Pokud vyberte 0. Odešle se email v den nástupu.
-
Je možné, že některý emaily a kroky budete chtít škálovat čili odesílat po hodinách v jednom pracovním dnu.
C
C
D
E
Termín splnění úkolu je funkce, která zajišťuje, aby byl adaptační krok splněn v definovaném termínu. Tzn. pokud zakliknete tuto funkci a vyberte například 2 dny, systém bude požadovat, aby úkol byl splněn do 2 dnů. Systém zaměstnance upozorní, že termín úkolu se blíží. Pokud se termín nedodrží, každých 7 dní bude chodit notifikace, že krok měl být dokončen.
D
E
Odesílání e-mailu mentorovi je funkce, která zajišťuje, aby mentor věděl, že konkrétní zaměstnanec má projít fází adaptace. Jedná se o stejnou notifikaci jako v případě odesílat e-mail pracovníkovi.
Součástí obsahu může být i vložená příloha. Příloha může obsahovat například organizační řád, nebo můžete do přílohy vložit různé dokumenty, se kterými se mohou zaměstnanci seznámit. Záleží na scénáři a potřebách, které máte.
F
Vkládání adres přes mapy.cz do obsahu je funkce, kterou oceníte. Velmi často se stává, že noví zaměstnanci neví, jak se k vám mají dostat. Často jsou vchody do budov z jiných míst (ulic) než jsou oficiální adresy a zaměstnanci bloudí. Zároveň můžete mít více adres a provozoven, které mohou noví zaměstnanci navštívit, proto je dobré dávat novým zaměstnancům přesné informace. Funkci také využijete v situaci, kdy máte velké areály a chcete. aby zaměstnanci nebloudili. Do formuláře stačí vložit odkaz z mapy.cz, vyplnit ulici a město.
G
Vložení videa je jednoduché. Napíšete název videa, které se má zobrazovat a vložíte odkaz, který se má zobrazovat. Zde je návod, jak vytvoříte a vložíte videa na youtube.com. Vkládání videa je snadné. Budete ovšem potřebovat vlastní gmail účet. Návod zobrazíte zde.
H
F
G
H
Zároveň doporučujeme využívat systém studio.youtube.com
Pokud chcete spravovat konkrétní video, přejděte na stránku Obsah a klikněte na miniaturu příslušného videa.
Máte vytvořené scénáře tzn. obsah adaptace, nyní stačí vložit konkrétního zaměstnance do adaptace a
k adaptaci jej pozvat.
-
Pro spuštění adaptace musíte jít nejprve do sekce Zaměstnanci.
-
Vyberte zaměstnance, u kterého chcete spustit adaptaci. Objeví se vám karta zaměstnance.
-
Vyberete v pravém rohu šedé pole + zahájit nový adaptační proces. Objeví se vám nové dialogové okno.
-
Vyberte, která adaptace se má zaměstnanci spustit.
-
Zvolte datum, kdy zaměstnanec nastoupí nebo nastoupil. Důvod, proč je potřeba vybrat datum nástupu je proto, že se odesílají e-maily a notifikace dle data nástupu. Například pokud u zaměstnance vyberete datum nástupu 1.9. a ve scénáři je napsáno, že -1 den před nástupem se má odeslat adaptace ke konkrétnímu kroku, odešle se e-mail 31.8.
-
Kliknete na tlačítko Vytvořit. Objeví se vám notifikace, že zaměstnanci se adaptace uložila.
-
Nyní klikněte na adaptaci, která se vám nově vytvořila. POZOR! Adaptace je aktivní, ale musíte dát zaměstnanci vědět, že má adaptaci navštívit. Proto musíte kliknout na tlačítko Pozvat zaměstnance do adaptace.
Nad zeleným tlačítkem je také QR kód, který můžete vytisknout nebo vložit do pracovní smlouvy.
Personalista, nebo HR manažer má velmi dobrý přehled o tom, jak probíhá adaptace v organizaci.
HR manažer, nebo vedoucí může adaptační proces zaměstnanců kontrolovat. Systém Adaptlink ukazuje zpětné vazby a komentáře k jednotlivým krokům adaptace. Například čemu zaměstnanec rozumí/nerozumí. Co je potřeba doplnit, co zlepšit.
Kontrola adaptace u HR manažera probíhá ihned po přihlášení. Pokud kliknete na tlačítko adaptace, zobrazí se vám seznam adaptací.
Červený panáček značí, že zaměstnanec neprovedl nějakou akci. Číslo označuje, kolik kroků neprovedl.
POZOR: všimněte si, že ve sloupci pozvánka není datum odeslání.
To znamená pouze jedno, že pozvánka, zaměstnanci, který má být adaptován nebyla poslána. Pokud se mu neposlal odkaz e-mailem nebo QR kódem, zaměstnanec o adaptaci neví.
Když kliknete na adaptaci u konkrétního zaměstnance, ukáže se vám tato přehledová tabulka, kde se zobrazují hotové a nehotové kroky celé adaptace.
Adaptace obecná je aktuálně plněna na 60 %.
Zaměstnanec potvrdil většinu adaptovaných kroků. Zobrazuje se přesně kdy zaměstnanec potvrdil, že obsahu plně rozumí.
Všimněte si, že zaměstnanec nerozuměl kroku mzdový řád. Také jsou zde dva komentáře, které je možné si přečíst.
Jak pracuje mentor v systému Adaptlink.cz?
Pokud jste v konkrétním kroku vybrali konkrétního mentora, bude mít za úkol potvrdit, zda nový zaměstnanec je seznámen s obsahem, nebo zda obsahu rozumí nebo jej umí. Je to klíčový aspekt celého adaptačního procesu, kdy dochází k dvoustrannému potvrzení, zda danému obsahu skutečně rozumí.
Takto vypadá profil mentora. V pravém horním rohu si může mentor požádat o změnu hesla, smazat svůj vlastní účet.
V levé části jsou editovatelné kontaktní údaje a zároveň přístupové role. Vidíte, že role je definovaná jako mentor.
Pod kartou s kontaktními údaji je přehled probíhající adaptací. Konkrétní mentor má pouze jednu přiřazenou adaptaci.
Video: Podívejte se, jak vidí mentor svou pozici v systému Adaptlink. Po kliknutí na probíhající adaptaci mentor jednoduše potvrdí znalost/neznalost daného problému.
Využijte funkci k seznamování a potvrzování důležitých zpráv.
Odesílání zpráv je jednoduchý nástroj k potvrzování sdělení, které odesíláte svým zaměstnancům.
Příjemcem může být celé oddělení, nebo můžete posílat zprávy dle tagů (například dle věkových kohort, zkušenosti atd).
Příklad č. 1: Ve vaší organizaci vydáváte novou směrnici, se kterou se mají seznámit všichni zaměstnanci. Postupujete stejně jako v případě jednoho kroku adaptace. Znamená to vytvořit obsah, vložit potřebné přílohy (směrnici).
Rozdíl mezi e-mailem a tímto způsobem je v tom, že můžete přidat povinné tlačítko Potvrdit/rozumí. Díky tomu uvidíte, kdo je s obsahem seznámen, a kdo nikoliv.
.png)
